Το φροντιστήριο είναι ένας χώρος όπου ζουν και συνεργάζονται για αρκετές ώρες πολλοί και διαφορετικοί άνθρωποι. Προκειμένου ο καθένας από αυτούς να μπορέσει να λειτουργήσει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο είναι αναγκαίος ο σεβασμός από όλους ορισμένων κοινών κανόνων.

1. Εγγραφή στο φροντιστήριο
Προϋποθέσεις για την εγγραφή ενός μαθητή στο φροντιστήριο ΞΙΦΑΡΑΣ είναι:

• η προσκόμιση του ελέγχου προόδου της προηγούμενης σχολικής χρονιάς
• η γραφή από τον μαθητή ολιγόλεπτου διαγνωστικού κριτηρίου 
  [Η διεύθυνση του φροντιστηρίου διατηρεί το δικαίωμα να απαλλάξει από τη διαδικασία γραφής διαγνωστικών κριτηρίων μαθητές που αποδεικνύεται από τον έλεγχο προόδου τους ότι είναι αριστούχοι (μέσος όρος επίδοσης στα θεωρητικά μαθήματα: 18 και άνω).]
• η προσωπική συνέντευξη του μαθητή με τον υπεύθυνο σπουδών του φροντιστηρίου
• η παρουσία ενός από τους γονείς και η υπογραφή από αυτόν της αίτησης εγγραφής  
• η πληρωμή σχετικής προκαταβολής (αφαιρείται από τα δίδακτρα του πρώτου μήνα).

2. Συγκρότηση τμημάτων
Τα τμήματα του φροντιστηρίου ΞΙΦΑΡΑΣ συγκροτούνται με κριτήριο το γνωστικό επίπεδο, έτσι ώστε όλοι οι μαθητές να βρίσκονται σε ομοιογενή τμήματα και να λαμβάνουν την κατάλληλη βοήθεια. Σε κάθε περίπτωση, η διεύθυνση του φροντιστηρίου διατηρεί το δικαίωμα να μεταβάλλει τη σύνθεση κάποιου τμήματος, αν κρίνει ότι αυτό είναι προς όφελος των μαθητών.

3. Παρακολούθηση των μαθημάτων – έλεγχος απουσιών
Η ολοκληρωμένη παρακολούθηση των μαθημάτων αποτελεί αδιαπραγμάτευτη υποχρέωση όλων των μαθητών. Αν σοβαροί λόγοι δεν επιτρέπουν την προσέλευση ενός μαθητή, οι γονείς του θα πρέπει εγκαίρως να ενημερώσουν τη γραμματεία. Το φροντιστήριο αναλαμβάνει την ευθύνη να ενημερώσει τους γονείς του μαθητή σε περίπτωση απουσίας του. Σε περίπτωση κατά την οποία μαθητής καθυστερεί συστηματικά να προσέλθει στο μάθημα, ο υπεύθυνος καθηγητής έχει το δικαίωμα να του απαγορεύσει την είσοδο στην τάξη.

4. Συμμετοχή στους κύκλους διαγωνισμάτων – έλεγχος απουσιών
Η συμμετοχή όλων των μαθητών στους κύκλους διαγωνισμάτων που γίνονται εκτός του εβδομαδιαίου προγράμματος (Σάββατο ή Κυριακή) είναι υποχρεωτική. Αν σοβαροί λόγοι δεν επιτρέπουν την προσέλευση ενός μαθητή, οι γονείς του θα πρέπει εγκαίρως να ενημερώσουν τη γραμματεία. Το φροντιστήριο αναλαμβάνει την ευθύνη να ενημερώσει τους γονείς του μαθητή σε περίπτωση απουσίας του. Σε περίπτωση κατά την οποία μαθητής καθυστερεί συστηματικά να προσέλθει στα διαγωνίσματα, ο υπεύθυνος επιτηρητής έχει το δικαίωμα να του απαγορεύσει την είσοδο στην τάξη.

5. Συμπεριφορά των μαθητών στους χώρους του φροντιστηρίου
Κατά την παραμονή τους στο φροντιστήριο, οι μαθητές θα πρέπει

• να σέβονται τους χώρους και τον εξοπλισμό και να μην προκαλούν φθορές,
• να προσέρχονται στην αίθουσα διδασκαλίας αμέσως μόλις χτυπήσει το κουδούνι,
• να μη μεταφέρουν στην τάξη φαγητά και ποτά,
• να απενεργοποιούν οπωσδήποτε τα κινητά τους τηλέφωνα.

Αν κάποιος μαθητής παραβιάζει κατά σύστημα τους παραπάνω κανόνες, ο υπεύθυνος εκπαιδευτικός έχει το δικαίωμα να του ζητήσει να αποχωρήσει από την αίθουσα.

6. Αργίες
Το φροντιστήριο δεν λειτουργεί κατά τις ημέρες που προβλέπονται από τη σχετική νομοθεσία. Οι ημέρες αυτές αναφέρονται συγκεκριμένα στο ετήσιο χρονοδιάγραμμα.

7. Παράπονα-αιτήματα των μαθητών
Αν οι μαθητές έχουν κάποιο παράπονο ή αίτημα μπορούν να απευθύνονται στη γραμματεία και να ζητούν συνάντηση με τον υπεύθυνο σπουδών.

8. Ενημέρωση γονέων και κηδεμόνων
Οι γονείς και οι κηδεμόνες μπορούν να ενημερώνονται για την πρόοδο των παιδιών τους με τους ακόλουθους τρόπους:

• Σε προσωπικές συναντήσεις με τον υπεύθυνο σπουδών μετά από ραντεβού.
• Κατά τη διάρκεια των τακτικών ενημερώσεων που οργανώνει το φροντιστήριο.

9. Πληρωμή διδάκτρων
Κατά τη χειμερινή περίοδο (Σεπτέμβριος-Μάιος), τα μηνιαία δίδακτρα προκαταβάλλονται κατά το πρώτο επταήμερο κάθε μήνα.
Κατά την καλοκαιρινή περίοδο (Ιούνιος-Ιούλιος-Αύγουστος), τα δίδακτρα της περιόδου καταβάλλονται σε δύο δόσεις: μία κατά την εγγραφή του μαθητή και μία έως τα τέλη της τρίτης εβδομάδας της καλοκαιρινής προετοιμασίας.
Σε περίπτωση διακοπής της φοίτησης, τα δίδακτρα που έχουν καταβληθεί δεν επιστρέφονται και απαιτείται η καταβολή διδάκτρων μέχρι και την ημέρα της αποχώρησης του μαθητή από το φροντιστήριο.
Αν κάποιος σοβαρός λόγος εμποδίζει την έγκαιρη καταβολή των διδάκτρων, ο κηδεμόνας θα πρέπει να ενημερώσει τη γραμματεία, ώστε να οριστεί νέα ημερομηνία καταβολής.

10. Απομάκρυνση μαθητή από το φροντιστήριο
Η διεύθυνση σπουδών διατηρεί το δικαίωμα να απομακρύνει από το φροντιστήριο όποιον μαθητή συστηματικά είτε αδιαφορεί για τη μαθησιακή διαδικασία είτε αγνοεί οποιονδήποτε από τους παραπάνω κανόνες.